Termos Técnicos de Administração

“É importante ter metas, mas também é fundamental planejar
cuidadosamente cada passo para atingi-las.”
(Bernadinho)
01) Administrar – é dirigir uma organização utilizando técnicas de
gestão para que ela alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e
com responsabilidade social e ambiental.
02) Ameaças – são forças ambientais incontroláveis pela
organização que criam obstáculos à sua ação estratégica, mas que, em
sua maioria, podem ser evitadas ou gerenciadas, desde que
reconhecidas em tempo hábil.
03) BSC – Balanced Scorecard – é uma nova abordagem para
administração estratégica, desenvolvida por Robert Kaplan e David
Norton em meados de 1990. Existem várias ferramentas gerenciais
sendo utilizadas nos mais diferentes tipos de gestão pública e privada. O
BSC tem se destacado dentre essas ferramentas porque foi idealizado
para o gerenciamento e medição de performance através de indicadores
que refletem objetivamente os resultados alcançados. De acordo com
Kaplan e Norton (1997), o BSC fornece uma abordagem holística para o
acompanhamento da performance, indo além da abordagem tradicional,
1 Revisão 02normalmente estruturada sobre indicadores de natureza financeira.
Muito embora o modelo originalmente esteja estruturado contemplando
quatro perspectivas: Financeira, Clientes, Processos Internos e
Aprendizado & Crescimento, não há restrições para novas abordagens,
considerando a natureza e os propósitos maiores das instituições.
O BSC é um sistema de gestão – não apenas um sistema de
medidas – que habilita as organizações a clarear sua visão e estratégia
e traduzi-las em ações.
04) Ciclo PDCA, Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming –
processo similar ao método de investigação científica: hipótese,
experimento e teste da hipótese. O Ciclo de Deming é um método que
tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na
execução da gestão, como, por exemplo, na gestão da qualidade,
dividindo-a em quatro principais passos.
• Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos
(metas), procedimentos e processos (metodologias)
necessários para o atingimentos dos resultados
• Do (execução): realizar, executar as atividades.
• Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os
resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os
com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado,
consolidando as informações, eventualmente confeccionando
relatórios.
• Act (ação): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os
relatórios. Eventualmente determinar e confeccionar novos
planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e
eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.
2 Revisão 02Diagrama do Ciclo PDCA
05) Clima organizacional – é representado pelos conceitos e
sentimentos que as pessoas partilham a respeito da organização e que
afetam de maneira positiva ou negativa sua satisfação e motivação para
o trabalho.
06) Cultura organizacional – é a experiência que o grupo adquiriu
à medida que resolveu seus problemas de adaptação externa e
integração interna, e que funciona suficientemente bem para ser
considerada válida. Portanto, essa experiência pode ser ensinada aos
novos integrantes como forma correta de perceber, pensar e sentir-se
em relação a esses problemas.
07) Diretrizes – instruções que norteiam o estabelecimento das
ações para se alcançar os objetivos do plano. Ex: promover a melhoria
da oferta de água em quantidade e qualidade nos grandes centros
urbanos.
08) Efetividade – é realizar a coisa certa para modificar a
realidade. A efetividade é que vai servir para fazer a avaliação de todo o
processo. A imprecisa definição dos objetivos torna-se uma fonte de
3 Revisão 02problemas para se avaliar se determinada ação deu realmente certo,
isto é, foi realmente efetiva.
09) Eficácia – é fazer algum trabalho que atinja plenamente um
resultado que se espera. É fazer "a coisa certa", ou seja, a coisa que
leve ao resultado almejado. Ao elaborar um material excelente, um
gerente, por exemplo, terá sido eficiente, mas se este trabalho não
alcançar os resultados esperados, então não terá sido um trabalho
eficaz.
10) Eficiência – é operar de modo que os recursos sejam mais
adequadamente utilizados. O conceito é bem intuitivo: diz respeito a
quem consegue obter o mesmo resultado com menos recursos.
11) Estratégia – é a forma traçada por uma organização para
alcançar o conjunto dos seus objetivos. A definição de objetivos, em si,
não implica em uma estratégia. Os objetivos representam os fins que a
empresa está tentando alcançar, enquanto a estratégia é o meio para
alcançar esses fins. Considera-se que apenas fazer o que outros fazem,
mas com maior eficácia operacional, não é propriamente ter uma
estratégia. Está implícito no conceito que, para ter uma estratégia,
precisamos atuar de forma diferente, com inteligência e planejamento.
Implica, portanto, ter clareza dos limites para o alcance dos objetivos
(como escassez de recursos, resistências de outros atores...) e as
formas de superação.
12) Fluxograma – é um tipo de diagrama e pode ser entendido
como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes
4 Revisão 02feita através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a
transição de informações entre os elementos que o compõem. Podemos
entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários
para a execução de um processo qualquer.
13) Gestão estratégica – é a atualização contínua do plano
estratégico, por meio do monitoramento do ambiente e de seus reflexos
sobre o sistema (organização responsável pelo plano), no caso o
MPGO, bem como das ações e indicadores de resultados propostos no
planejamento.
14) Indicadores - é uma unidade de medida estabelecida como
marcador de uma situação. Permite estabelecer o seu estágio atual e
sua variação no tempo, a partir de intervenções realizadas.
Características de um indicador
• ser representativo;
• fácil de entender (a facilidade para que qualquer um tire suas
conclusões a partir de um indicador é fundamental para a sua
utilidade);
• testado no campo (um indicador não tem valor até que prove
que realmente funciona);
• econômico (indicadores que dão trabalho para serem
calculados não funcionam);
• disponível a tempo (dados atrasados não representam mais a
situação atual. Devem estar disponíveis antes que a situação
mude, pois situação atrasada é desinformação); e
• compatível (ser compatível com os métodos de coleta
disponíveis).
5 Revisão 02Exemplo:
Indicador (CAO cidadão)
Nome Descrição /
Periodicidade
Fórmula de Cálculo
Percentual de
municípios goianos
com pactuação de
saúde firmada
Número de
municípios que
preencheram e
apresentaram
Termo de
Compromisso
junto à CIB /
Anual
(Numero de municípios com pactos de
saúde firmados / 246) x 100
15) Meta – parte ou porção do objetivo a ser alcançado em um
horizonte de tempo, sendo expressa geralmente em unidades
quantificadas.
16) Método Grumbach – é um método de gestão estratégica, o
qual se fundamenta em conceitos de:
• planejamento estratégico com visão de futuro baseada em
cenários prospectivos, empregando Simulação Monte Carlo; e
• análise de parcerias estratégicas, levando em conta princípios
da Teoria dos Jogos, que permitem a gestão estratégica com
base em análise de fatos novos obtidos pela Inteligência
Competitiva.
17) Missão – é uma declaração explícita das razões da existência
de uma instituição. Na declaração da missão, o propósito é
6 Revisão 02estabelecido, normalmente, em termos do papel social desempenhado
pela organização.
18) Negócio – é a área de atuação a que uma organização se
dedica.
19) Objetivo – situação que se pretende alcançar, considerando
um dado problema ou compromisso assumido.
20) Oportunidades – são forças ambientais incontroláveis pela
organização que podem favorecer sua ação estratégica, desde que
reconhecidas e aproveitadas satisfatoriamente enquanto perduram.
21) Parâmetro – medida padrão de referência que permite
comparar situação existente ou alcançada com aquela desejável.
22) Planejamento estratégico – é um processo gerencial que
permite estabelecer um direcionamento a ser seguido pela organização,
com o objetivo de se obter uma otimização na relação entre a empresa e
seu ambiente, ou seja, o planejamento estratégico é o processo que
instrumentaliza a resposta que a organização precisa apresentar ao seu
ambiente diante de um contexto de mudanças. Ele diz respeito à
formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para
sua execução, levando em conta as condições internas e externas à
empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas
básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha
coerência e sustentação. Refere-se, portanto, ao planejamento de longo
prazo e ao esforço de construção de sua viabilidade.
7 Revisão 0223) Planejamento operacional – é o planejamento que abrange
cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:
• é projetado para o curto prazo, para o imediato;
• envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se
com o alcance de metas específicas; e
• é definido, no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
24) Planejamento tático – é o planejamento que abrange cada
departamento ou unidade da organização. Suas características são:
• é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício
anual;
• envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos
e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; e
• é definido no nível intermediário, em cada departamento da
empresa.
25) Plano de ação – é composto por uma série de providências /
tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento. Num plano de
ação, as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem
cronológica.
Para um bom plano de ação, podemos utilizar a ferramenta 5W2H,
que é uma ferramenta de planejamento utilizada para garantir que a
operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte da chefia e dos
subordinados. Os 5Ws correspondem às seguintes palavras em inglês:
What (o quê), Who (quem). Where (onde), When (quando) e finalmente
Why (por quê). Os 2Hs correspondem a How (como) e How Much
(quanto custa).
8 Revisão 0226) Plano estratégico – formulação do produto final da utilização
de determinada metodologia de planejamento. Documento formal que
consolida as informações, atividades e decisões desenvolvidas no
processo. Descrição do curso pretendido das ações.
         Um Plano Estratégico:
1. é um modelo de decisões coerente, unificado e integrador;
2. que determina e revela o propósito da organização, em termos
de missão, objetivos de longo prazo, programas de ação e prioridades
de alocação de recursos;
3. seleciona os negócios em que a organização deve estar;
4. tenta alcançar uma vantagem competitiva (desempenho autosustentável) de longo prazo em cada um dos seus negócios,
respondendo de maneira apropriada às oportunidades e ameaças do
ambiente da instituição e às suas forças e fraquezas internas;
5, engaja todos os níveis hierárquicos da organização (corporativo,
de negócios e funcional); e
6. define a natureza das contribuições econômicas e não-econômicas
que ela pretende fornecer a seus parceiros-chave.
27) Política – é a programação de atos, são as regras norteadoras
a serem cumpridas para atingir os objetivos da organização. No caso de
política organizacional, cada organização tem a sua política, e esta
depende do que se deseja alcançar: lucro, competitividade, expansão,
internacionalização.
28) Política pública – é um conceito de Política e de
Administração, que designa certo tipo de orientação para a tomada de
decisões em assuntos públicos, políticos ou coletivos. Entende-se por
9 Revisão 02Políticas Públicas “o conjunto de ações coletivas voltadas para a
garantia dos direitos sociais, configurando um compromisso público que
visa dar conta de determinada demanda em diversas áreas. Expressa a
transformação daquilo que é do âmbito privado em ações coletivas no
espaço público” (Guareschi, Comunello, Nardini & Hoenisch, 2004, pág.
180). Políticas Públicas são entendidas como o "Estado em ação"
(Gobert,Muller,1987); é o Estado implantando um projeto de governo,
através de programas, de ações voltadas para setores específicos da
sociedade.
29) Pontos fortes – situações que se apresentam dentro da
organização e que estão sob seu controle influenciando positivamente o
seu desempenho.
30) Pontos fracos – situações que se apresentam dentro da
organização e que estão sob seu controle influenciando negativamente
o seu desempenho.
31) Processo – série de etapas ordenadas que tem por objetivo
fornecer um produto ou serviço. Existem critérios de transição de uma
etapa para outra. Cada etapa produz subprodutos consumidos pela
etapa posterior, até que se conclua o processo.
Exemplos: processo produtivo de uma fábrica, atendimento ao
cliente, etapas na manutenção de produtos, etc.
32) Programas – são as instruções, meios e ações necessários à
realização das diretrizes e à obtenção das metas, que ajudarão a
enraizar socialmente e difundir as boas práticas de planejamento e
1 Revisão 02gestão estratégica (ex: programas de proteção e recuperação de
mananciais).
33) Projeto – empreendimento temporário com a finalidade de
criar um produto ou serviço único. Um projeto é executado por pessoas,
com recursos e tempo limitados. Ele é sempre temporário (início e fim
bem definidos).
34) Valores – são conjuntos de padrões éticos que norteiam a vida
cotidiana da organização e a dos seus integrantes. Exemplos:
integridade, honestidade, respeito e consideração pelos clientes,
cooperação e apreço pelos colaboradores.
35) Visão de futuro – estabelece o que a organização pública ou
privada quer ser no futuro. É o que ela sonha para si mesma.
1 Revisão 021 Revisão 02
Processo de Construção de Fluxograma
ÍNDICE
IDENTIFICAR PASSOS
PRINCIPAIS
RELACIONAR
ORDENANDO OS
PASSOS PRINCIPAIS
HÁ MAIS
ALGUM
PASSO
PRINCIPAL?
EXISTEM
SUBPASSOS
?
DETERMINAR
SÍMBOLOS
DESENHAR O
FLUXOGRAMA
TESTAR O
FLUXOGRAMA
ESTÁ
CORRETO
?
RELACIONAR,
ORDENANDO OS
SUBPASSOS
PARA CADA
PASSO
PRINCIPAL
ORGANIZAR A
ROTINA
INTERNA DE
CADA PASSO
PRINCIPAL
2
1
IDENTIFICAR
MELHORIAS
MUDAR O
FLUXOGRAMA
2
FIM
SIM
NÃO
SIM
NÃO
SIM
1
SIM
NÃOFontes de consulta:
http://pt.wikipedia.org/
http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2003_TR0702_0088.pdf
http://www.brainstorming.com.br/pages/download/MetodoGrumbach.pdf
http://www.famanet.br/pos2005/pdf/apostilas/gerenciamento_projetos.pdf
http://www.sebraesp.com.br/principal
http://www.semarh.rn.gov.br/detalhe.asp?IdPublicacao=5418
www.mpprio.com.br/glossario/gmp-m-p.htm
www.qsp.org.br/doc/metodogrumbach.doc
www.seplan.go.gov.br/siga/download/fluxoRegimento.mht