Padrões de excelência que permitem alcançar um potencial pleno podem ser estabelecidos pelo empowerment concedido através do administrador. Avançar limites pode fazer com que as pessoas descubram habilidades jamais esperadas trazendo benefícios tanto para si quanto para o trabalho do administrador.
A importância de estabelecer padrões de excelência
A satisfação pessoal para o sucesso da empresa nem sempre pode significar deixar as pessoas fazer o que bem entendem. Para que isso não aconteça, as pessoas devem ser tratadas com respeito, assim você pode exigir um desempenho superior, criando um ambiente propicio a reciprocidade. Quando as pessoas se sentem realizadas, seu trabalho fica mais produtivo. Esse êxtase é atingido quando a pessoa é provocada a dar o maximo de si por ser o melhor em alguma coisa, seja em qual função for.
Estabelecer padrões - nem muito baixos, nem muito altos
Ter padrões corretos é fundamental, ou seja, padrões nem muito alto, nem muito baixos, para não perder a produtividade, ter desmotivação, falta de sentido e fonte de frustração. Se as pessoas lutarem para obterem padrões sem obter êxito, vão se sentir fracassadas, então o objetivo passa a ser estabelecer padrões suficientes altos e baixos para que possam ser alcançados.
Como e onde estabelecer padrões
Definimos padrão como critério avaliador de desempenho avaliado de quatro maneiras: a quantidade de trabalho a ser realizado; a quantidade do trabalho – ou a maneira como deve ser executado; o custo de execução do trabalho e o tempo necessário para fazer o trabalho. Esses quatro fatores constituem a base do controle administrativo e a função do administrador é estabelecer padrões de quantidade, qualidade, custo e tempo de cada atividade que deveriam ser estabelecidos em três níveis: a empresa, estabelecidos pela alta administração e todos aqueles que nela trabalhem deverão atingir, o departamento, onde cada padrão definido pelos chefes de departamento deve estar de coerente com a empresa, e a função, cada padrão deve ser estabelecido para cada função, coerentes com o departamento da empresa.
Transmitindo e enfatizando padrões
Uma pessoa não pode atingir um padrão se não o conhecer, mas às vezes os administradores esquecem de aplicar isso por estarem mais preocupados em dizer a uma pessoa o que fazer, esquecem de dizer como deve ser feito. Portanto as pessoas devem se encorajar e quando necessário pedir esclarecimento se não compreenderem o que é esperado do seu trabalho.
Assim como as metas e responsabilidades, os padrões devem ser passados desde a entrevista e repetidos inúmeras vezes, pois os padrões refletem os valores e a filosofia da empresa. A pessoa deve receber esses padrões escritos, pois eles vão ser base para avaliação do desempenho dela. O padrão de excelência deve servir de base para todos os demais.
Motivando a pessoa para alcançar a excelência
Alcançar a excelência não é uma tarefa fácil, principalmente se as pessoas estão acostumadas a realizar um trabalho medíocre, já que se sentem satisfeitas em realizar o trabalho daquela forma, sem esforços, pressão ou exigências. E quando a situação muda, e um novo administrador passa a exigir mais, as pessoas se rebelam e começam a pensar que o chefe vai desmontar aquele grupinho acostumado com o velho trabalho.
As mudanças incomodam porque dificilmente as pessoas gostam de mudar. Elas têm em mente que os padrões estabelecidos dificilmente são alcançados, parecendo ser cruéis quando alcançados, mesmo assim essas reações são perfeitamente normais desde que os padrões sejam realistas, a partir daí será uma questão de tempo alcançar o que antes era impossível.
A função do administrador é levar passo a passo às pessoas de forma impercebível, até o ponto em que desejam e ele perceberá que atingiu seu objetivo a partir de quando as pessoas se reportarem a ele cobrando o mesmo padrão elevado das demais pessoas que estão ligadas a ele no trabalho. Quando os padrões passarem dos administradores para a pessoa, será o ponto ideal, isso é fundamental para a questão do poder.
Para a pessoa atingir o poder, precisa começar a ter uma motivação interior e para isso precisa ser motivada a executar um trabalho superior.
A função é fazer da excelência a rotina e isso pode vir através da pressão coletiva que surge muito mais efeito que a de uma pessoa só.
Fazer as pessoas assumirem a excelência é difícil por estar se tratando de uma mudança às vezes não desejada devido a uma série de fatores como a idade, por exemplo. Mas se você estiver disposto a trabalhar, algumas coisas que ajudaram com a adesão das pessoas a excelência são: ao lhe dizer quais são os padrões, deixe que elas conheçam as recompensas a que farão jus se os alcançarem; cumprimente as pessoas na frente dos colegas quando alcançarem os padrões; verifique se elas estão recebendo o treinamento necessário para atender aos padrões; lembre constantemente às pessoas a contribuição que prestam ao departamento e à empresa; divulgue as realizações do seu pessoal a outras pessoas dentro da empresa através do jornal interno, de memorandos, etc.; reconheça quaisquer dificuldades que possam estar tendo em alcançar os padrões. Incentive-as constantemente; tenha paciência com a choradeira até que seus "músculos se fortaleçam", até que elas sintam a recompensa de alcançar a excelência; deixe que as pessoas saibam através de desempenho, que elas progredirão; não esmoreça. O tipo de mudança que você está procurando leva muito tempo.
Dando o exemplo
Inspirar as pessoas com seu próprio exemplo é a melhor maneira de fazer com que elas alcancem a excelência. Poucos de nós têm a capacidade da auto-inspiração, sempre precisamos de um espelho.
O que fazer quando os padrões são incoerentes
Pode existir dentro de uma empresa, incoerência de padrões quando se passa de um departamento para outro. Isso pode ser um ponto de dificuldade para um administrador que exija excelência principalmente na diferença de esforços de funcionários no mesmo setor. Para lhe dar com situações como essa se pode: incentive seu pessoal a manter as vias de comunicação abertas com os membros de outros departamentos, não importando o grau de competência destes. Desencoraje-o a adotar uma atitude do tipo "nós-eles"; lembre constantemente ao seu pessoal os benefícios a que fará jus por atender a padrões elevados, independente do que os outros estiverem fazendo; explique-lhes que leva tempo para que as pessoas mudem; incentive-os a servir de exemplo para os outros; se o seu pessoal estiver sendo prejudicado pela incompetência dos outros, procure resolver os problemas com o colega que desempenha função equivalente à sua no outro departamento. Se não der certo, participe o problema ao seu chefe.
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