Livros Contábeis

Como já vimos, a escrituração contábil é feita, basicamente, em dois livros: o DIÁRIO e o RAZÃO.

Existem ainda os livros de controle interno e os diários auxiliares, utilizados por muitas empresas como recursos que ajudam a Contabilidade no controle de seus trabalhos.

Os livros de controle interno tanto podem estar conjugados com a Contabilidade, conforme o plano de contas, quanto mantidos nas respectivas seções, sem que estejam ligados aos lançamentos de diário. Quando extra contábeis, servem para conferência diária ou mensal dos saldos das contas apresentadas no Balancete extraído do razão. Exemplos: livro caixa (ou, simplesmente, caixa), livro de contas a pagar, de contas a receber, de contas correntes, de controle de estoques etc.

Cada página do livro utilizada para controle de um cliente ou fornecedor, de um Banco ou de um tipo de mercadoria ou material. O funcionamento se dá em três colunas: débitos, créditos e saldos, ou entradas, saídas e saldos.
Os diários auxiliares diferenciam-se dos livros de controle por se revestirem das formalidades intrínsecas e extrínsecas exigidas por lei. Sua adoção fica a critério da entidade; geralmente se dá em função do porte da empresa, pois acarreta uma racionalização de seus serviços.

Vamos citar alguns: diário auxiliar de caixa, diário de recebimentos e pagamentos, diário de Bancos, de contas a receber, de contas a pagar, de compras, de vendas.

Um livro contábil muito utilizado é o diário auxiliar de caixa. Sua função é controlar a entrada e a saída de dinheiro (em moeda ou cheque). Nele, todos os recebimentos são registrados como débito de caixa, e todos os pagamentos como crédito de caixa. Por esse motivo, a entidade que o utiliza dispensa o diário de recebimentos e pagamentos.

Em substituição a esse livro, muitas empresas utilizam o boletim de caixa, o qual contém duas vias: a primeira, destacável, que acompanha os documentos enviados à seção de Contabilidade, e a outra, fixa, que forma o bloco, de arquivo sequencial e cronológico, e fica em poder do departamento que realiza o controle.

LIVROS DE ESCRITURAÇÃO
Do ponto de vista contábil, a escrituração é feita, basicamente em dois livros: (o DIÁRIO, e o RAZÃO).

LIVRO OBRIGATÓRIO
o Livro DIÁRIO

LIVROS FACULTATIVOS
Livros de controle internos utilizados para auxiliar na contabilidade. O mais importante desses livros é o RAZÃO.

O Livro Diário é um livro OBRIGATÓRIO, cronológico e principal que tem por função abrigar toda a movimentação da empresa, dia-a-dia, representada pelos lançamentos contábeis. É o livro que "conta a vida da empresa". O livro Diário, que deve ter numeração tipográfica seqüencial, pode ser substituído por fichas soltas ou avulsas, também numeradas.

É admitida a escrituração resumida no Diário, por totais que não excedam o período de um mês das contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para o registro individualizado.

O livro RAZÃO é, com a nova determinação legal citada, OBRIGATÓRIO pela legislação fiscal, SISTEMÁTICO E PRINCIPAL. Registra todas as operações ocorridas na empresa e anteriormente registradas no Diário só que a sua forma de ordenação toma por preponderante a conta, daí ser sistemático. O livro Razão, por sua forma de escriturar, permite que a cada momento seja conhecido o saldo de todas as contas devendo, pelo método das partidas dobradas, a soma de todos os saldos devedores ser igual a soma de todos os saldos credores. É de enorme utilidade nas conciliações de contas, levantamento de balancetes de verificação e demais demonstrativos. Podemos até generalizar dizendo que o livro Diário guarda a importância histórica pelo registro cronológico dos fatos mas, operacionalmente, o livro Razão é o mais importante.

FORMALIDADES DOS LIVROS DE ESCRITURAÇÃO

Os livros de escrituração obrigatórios devem obedecer algumas formalidades exigidas pela legislação comercial. São elas:

FORMALIDADES EXTRÍNSECAS: são as formalidades ligadas à apresentação dos livros obrigatórios. Estes deverão:

- ser encadernados;
- ter suas folhas numeradas tipograficamente;
- ter termo de abertura e de encerramento onde conste, resumidamente, os dados da empresa, do livro (número de folhas, qual o livro, número de ordem do livro) e a assinatura dos responsáveis.

Alguns livros obrigatórios deverão também, ter autenticações (Junta Comercial, coletorias, etc) que consideramos uma outra formalidade a ser observada.

Nem todas as informações contidas no diário auxiliar de caixa precisam ser remetidas ao diário geral. Basta apenas reproduzi-las resumidamente.

Assim, o diário geral conterá registros "sintéticos" dos movimentos, e o diário auxiliar de caixa, registros "analíticos".

FORMALIDADES INTRÍNSECAS: são formalidades a serem observadas na escrituração dos livros. Os livros deverão:

- ser escriturados em rigorosa ordem cronológica;
- obedecer um método de escrituração uniforme, em língua e moeda nacionais, de forma mercantil, com individualização e clareza;
- não ter rasuras, emendas, entrelinhas, raspaduras ou borrões, espaços em branco, observações ou escritas à margem.

LIVROS FISCAIS

Os livros fiscais registram documentos e eventos de natureza fiscal, com o fim especial de apurar e controlar os impostos devidos aos governos federal, estadual ou municipal.

Para cada área governamental, a legislação exige livros próprios, além do livro diário geral da Contabilidade da empresa.

LIVROS TRABALHISTAS

Ainda na esfera federal, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) impõe às empresas a adoção de dois livros:

registro de empregados; 
inspeção do trabalho.

No primeiro, são feitos os registros referentes a cada funcionário, retratando as mesmas anotações constantes da Carteira de Trabalho e Previdência Social de cada um. Esse livro normalmente é substituído por fichas, o que facilita o manuseio e possibilita a classificação em ordem alfabética.

O segundo livro destina-se a receber -termos- relativos às visitas fiscais dos agentes ou inspetores do Trabalho, da Previdência Social (IAPAS), do FGTS, PIS, sindicatos etc.

LIVROS SOCIETÁRIOS

As sociedades anônimas são obrigadas a manter livros para escriturar o movimento de suas ações, as deliberações em reuniões da Diretoria, da Assembléia Geral dos Acionistas ou do Conselho Fiscal.

O artigo 100 da Lei nº 6404 estabelece que "a companhia deve ter, além dos livros obrigatórios para qualquer comerciante, os seguintes, revestidos das mesmas formalidades legais".

registro de ações nominativas; 
registro de ações endossáveis;
transferência de ações nominativas;
registro de partes beneficiárias nominativas;
transferência de partes beneficiárias nominativas; 
registro de partes beneficiárias endossáveis;
registro de debêntures endossáveis;
registro de bônus de subscrição endossâveis; 
atas das assembléias gerais;
presença de acionistas;
atas de reuniões do Conselho de Administração; 
atas de reuniões da Diretoria;
atas e pareceres do Conselho Fiscal.