PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO:
1. ANÁLISE FOFA:
É o processo de identificação de Oportunidades, Ameaças, Pontos Fortes e Pontos Fracos que afetam a empresa no cumprimento de sua Missão.
• Oportunidades
São situações externas atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pela empresa, podem influenciá-la positivamente. São situações concretas ou potenciais que podem afetar positivamente a empresa.
• Ameaças
São situações externas, atuais ou futuras, que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas pela empresa, pode afetá-las negativamente. Exemplo: Leis acerca do meio ambiente (água, reserva legal, embalagens agrotóxicos), mercado externo e subsídios (ALCA, MERCOSUL).
• Pontos Fortes ou Forças
São características da empresa, tangíveis ou não, que podem ser potencializadas para otimizar seu desempenho.
• Pontos Fracos ou Fraquezas
São características da empresa, tangíveis ou não, que devem ser minimizadas para evitar influência negativa sobre o seu desempenho.
Aspectos que podem nos ajudar na identificação de forças e fraquezas:
• Imagem;
• Qualificação de funcionários;
• Tecnologia
• Recursos financeiros
• Produtividade
• Qualidade
• Produtos
• Serviços
• Preço
• Propaganda
• Equipe de venda
• Informações
• Estrutura
• Estilo gerencial
• Treinamento
• Relacionamento com clientes, fornecedores, sindicatos, etc.
• Localização
• Distribuição
• Sinergia
• Custos
• Portifólio de produtos
Etc.
O pensamento de Sun Tzu pode ser utilizado para sintetizar o conceito de Análise do Ambiente:
“Se conhecemos o inimigo (ambiente externo) e a nós mesmos (ambiente interno) não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não nos conhecemos, nem ao inimigo, sucumbiremos em todas as batalhas”.
1. MISSÃO
Conceito:
Missão é o papel desempenhado pela empresa em seu negócio. É o fim último e a razão de ser da empresa.
De acordo com Alvim Toffler, uma missão coerente é um instrumento que pode ajudar os responsáveis pelas decisões de uma empresa a encontrar o caminho em meio à confusão e à complexidade.
“Uma empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão; somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa” (Peter Drucker)
“Uma missão bem difundida desenvolve nos funcionários um senso comum de oportunidade, direção, significância e realização. Uma missão bem explícita atua como uma mão invisível que guia os funcionários para um trabalho independente, mas coletivo, na direção da realização dos potenciais da empresa”. (Philip Kotler)
Definir a missão de uma empresa é difícil, doloroso e arriscado. Mas é só assim que se consegue estabelecer políticas, desenvolver estratégias, concentrar recursos e começar a trabalhar.
1. ANÁLISE FOFA:
É o processo de identificação de Oportunidades, Ameaças, Pontos Fortes e Pontos Fracos que afetam a empresa no cumprimento de sua Missão.
• Oportunidades
São situações externas atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pela empresa, podem influenciá-la positivamente. São situações concretas ou potenciais que podem afetar positivamente a empresa.
• Ameaças
São situações externas, atuais ou futuras, que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas pela empresa, pode afetá-las negativamente. Exemplo: Leis acerca do meio ambiente (água, reserva legal, embalagens agrotóxicos), mercado externo e subsídios (ALCA, MERCOSUL).
• Pontos Fortes ou Forças
São características da empresa, tangíveis ou não, que podem ser potencializadas para otimizar seu desempenho.
• Pontos Fracos ou Fraquezas
São características da empresa, tangíveis ou não, que devem ser minimizadas para evitar influência negativa sobre o seu desempenho.
Aspectos que podem nos ajudar na identificação de forças e fraquezas:
• Imagem;
• Qualificação de funcionários;
• Tecnologia
• Recursos financeiros
• Produtividade
• Qualidade
• Produtos
• Serviços
• Preço
• Propaganda
• Equipe de venda
• Informações
• Estrutura
• Estilo gerencial
• Treinamento
• Relacionamento com clientes, fornecedores, sindicatos, etc.
• Localização
• Distribuição
• Sinergia
• Custos
• Portifólio de produtos
Etc.
O pensamento de Sun Tzu pode ser utilizado para sintetizar o conceito de Análise do Ambiente:
“Se conhecemos o inimigo (ambiente externo) e a nós mesmos (ambiente interno) não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não nos conhecemos, nem ao inimigo, sucumbiremos em todas as batalhas”.
1. MISSÃO
Conceito:
Missão é o papel desempenhado pela empresa em seu negócio. É o fim último e a razão de ser da empresa.
De acordo com Alvim Toffler, uma missão coerente é um instrumento que pode ajudar os responsáveis pelas decisões de uma empresa a encontrar o caminho em meio à confusão e à complexidade.
“Uma empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão; somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa” (Peter Drucker)
“Uma missão bem difundida desenvolve nos funcionários um senso comum de oportunidade, direção, significância e realização. Uma missão bem explícita atua como uma mão invisível que guia os funcionários para um trabalho independente, mas coletivo, na direção da realização dos potenciais da empresa”. (Philip Kotler)
Definir a missão de uma empresa é difícil, doloroso e arriscado. Mas é só assim que se consegue estabelecer políticas, desenvolver estratégias, concentrar recursos e começar a trabalhar.
É só assim que uma empresa pode ser administrada.
Dicas de orientação na identificação da Missão:
O que a empresaü deve fazer?
Para quem deve fazer?ü
Para quê deve fazer?ü
Comoü fazer?
Onde deve fazer?ü
Qual responsabilidade social deve ter?ü
ü Como posso atrair a atenção da comunidade?
2. OBJETIVOS GERAIS
São resultados quantitativos e qualitativos que a empresa precisa alcançar num prazo determinado, no contexto de seu ambiente, para cumprir sua Missão.
São caminhos a serem seguidos com a finalidade de cumprir a missão da empresa. Traçar um objetivo é descrever uma situação futura desejada.
“Sem objetivos claros corremos o risco de redobrar nossos esforços e mesmo assim não chegar onde queremos” (provérbio chinês)
3. ESTRATÉGIAS:
Estratégia é o conjunto de movimentos da empresa em direção ao futuro.
Formulação da estratégia é o processo pelo qual se escolhe o futuro da empresa e os meios para alcançá-lo.
Implementação da estratégia é o conjunto de ações executivas que regem os movimentos da empresa em direção ao futuro escolhido.
“Nenhum vento é favorável para aquele que não sabe aonde quer ir”. (Sêneca/ Aristóteles)
“A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo”. (Peter Drucker)
“A explicitação do Planejamento estratégico das empresas é tão mais importante quanto menor for a empresa/instituição, especialmente no agronegócio. Importantes elementos motivadores são perdidos devido à falta do Planejamento Estratégico explícito, provocando conseqüentemente, grandes perdas no processo administrativo“. (Peres,F.C.)
Conceito: Estratégias, Princípios, Regras e Políticas são balizamentos para o processo decisório, para o comportamento das pessoas e da empresa no cumprimento de sua Missão. São normas sobre como atingir os objetivos. Os Princípios também são conhecidos como: Credo, Valores, Filosofia, etc. Devem ser levados em conta aspectos como: Ética, Cultura, Recursos Humanos, Imagem, Participação Comunitária, Tecnologia, Sigilo, etc.
4. METAS
São medidas de resultado quantificadas e datadas. Devem ser claras, objetivas e ser do conhecimento de todos. As metas são de relevante importância, pois se constituem como interfase entre o planejamento estratégico e o operacional.
segmentação
A segmentação usa sempre a pesquisa de mercado como ferramenta de seleção. Assim, é possível que se identifique, a partir de uma série de critérios, diferentes segmentos.
Dias (2004) afirma que, dado que a segmentação de mercado é fundamental para o desenvolvimento de estratégias, quanto mais se investir na pesquisa para o processo de segmentação, melhores os resultados operacionais obtidos.
Serão listados agora alguns dos principais critérios utilizados para a segmentação de mercado, embora seja importante lembrar que existem diversos critérios que podem ser utilizados, de acordo com as necessidades de cada organização.
Segmentação Demográfica
A demografia estuda estatisticamente as populações e suas características. Assim, a segmentação demográfica significa dividir os mercados com base nestas características da população (DIAS, 2004).
Algumas destas variáveis podem ser: faixa etária, sexo, tamanho médio das famílias, estado civil, nacionalidade, religião, raça, entre outras.
Devido principalmente à pesquisa do Censo, realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), grande parte destas informações e sua quantificação pode ser obtida através do site http://www.ibge.gov.br.
Segmentação Socioeconômica
A segmentação socioeconômica é a divisão do mercado bom sabe em características sociais e econômicas da população. Seu objetivo é identificar variáveis como: classe social, renda, escolaridade, profissão, posses de bens (veículos, imóveis), entre outros (DIAS, 2004).
Segmentação Geográfica
Para Dias (2004), não há como se realizar um bom trabalho de segmentação de mercado, se não se considerar o critério geográfico.
Segundo Weiss (1988) citado por Dias (2004), “o lugar em que se vive determina a maneira como se vive. Conhecendo onde e como as pessoas vivem, fica mais fácil atender às suas necessidades, com mais chance de sucesso nessa empreitada”. Para Dias (2004), o local onde as pessoas moram, trabalham ou passam as férias tem grande impacto sobre seu comportamento de compras.
Os critérios da segmentação geográfica podem ser: países, Estados, bairros, CEPs e até ruas.
Dicas de orientação na identificação da Missão:
O que a empresaü deve fazer?
Para quem deve fazer?ü
Para quê deve fazer?ü
Comoü fazer?
Onde deve fazer?ü
Qual responsabilidade social deve ter?ü
ü Como posso atrair a atenção da comunidade?
2. OBJETIVOS GERAIS
São resultados quantitativos e qualitativos que a empresa precisa alcançar num prazo determinado, no contexto de seu ambiente, para cumprir sua Missão.
São caminhos a serem seguidos com a finalidade de cumprir a missão da empresa. Traçar um objetivo é descrever uma situação futura desejada.
“Sem objetivos claros corremos o risco de redobrar nossos esforços e mesmo assim não chegar onde queremos” (provérbio chinês)
3. ESTRATÉGIAS:
Estratégia é o conjunto de movimentos da empresa em direção ao futuro.
Formulação da estratégia é o processo pelo qual se escolhe o futuro da empresa e os meios para alcançá-lo.
Implementação da estratégia é o conjunto de ações executivas que regem os movimentos da empresa em direção ao futuro escolhido.
“Nenhum vento é favorável para aquele que não sabe aonde quer ir”. (Sêneca/ Aristóteles)
“A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo”. (Peter Drucker)
“A explicitação do Planejamento estratégico das empresas é tão mais importante quanto menor for a empresa/instituição, especialmente no agronegócio. Importantes elementos motivadores são perdidos devido à falta do Planejamento Estratégico explícito, provocando conseqüentemente, grandes perdas no processo administrativo“. (Peres,F.C.)
Conceito: Estratégias, Princípios, Regras e Políticas são balizamentos para o processo decisório, para o comportamento das pessoas e da empresa no cumprimento de sua Missão. São normas sobre como atingir os objetivos. Os Princípios também são conhecidos como: Credo, Valores, Filosofia, etc. Devem ser levados em conta aspectos como: Ética, Cultura, Recursos Humanos, Imagem, Participação Comunitária, Tecnologia, Sigilo, etc.
4. METAS
São medidas de resultado quantificadas e datadas. Devem ser claras, objetivas e ser do conhecimento de todos. As metas são de relevante importância, pois se constituem como interfase entre o planejamento estratégico e o operacional.
segmentação
A segmentação usa sempre a pesquisa de mercado como ferramenta de seleção. Assim, é possível que se identifique, a partir de uma série de critérios, diferentes segmentos.
Dias (2004) afirma que, dado que a segmentação de mercado é fundamental para o desenvolvimento de estratégias, quanto mais se investir na pesquisa para o processo de segmentação, melhores os resultados operacionais obtidos.
Serão listados agora alguns dos principais critérios utilizados para a segmentação de mercado, embora seja importante lembrar que existem diversos critérios que podem ser utilizados, de acordo com as necessidades de cada organização.
Segmentação Demográfica
A demografia estuda estatisticamente as populações e suas características. Assim, a segmentação demográfica significa dividir os mercados com base nestas características da população (DIAS, 2004).
Algumas destas variáveis podem ser: faixa etária, sexo, tamanho médio das famílias, estado civil, nacionalidade, religião, raça, entre outras.
Devido principalmente à pesquisa do Censo, realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), grande parte destas informações e sua quantificação pode ser obtida através do site http://www.ibge.gov.br.
Segmentação Socioeconômica
A segmentação socioeconômica é a divisão do mercado bom sabe em características sociais e econômicas da população. Seu objetivo é identificar variáveis como: classe social, renda, escolaridade, profissão, posses de bens (veículos, imóveis), entre outros (DIAS, 2004).
Segmentação Geográfica
Para Dias (2004), não há como se realizar um bom trabalho de segmentação de mercado, se não se considerar o critério geográfico.
Segundo Weiss (1988) citado por Dias (2004), “o lugar em que se vive determina a maneira como se vive. Conhecendo onde e como as pessoas vivem, fica mais fácil atender às suas necessidades, com mais chance de sucesso nessa empreitada”. Para Dias (2004), o local onde as pessoas moram, trabalham ou passam as férias tem grande impacto sobre seu comportamento de compras.
Os critérios da segmentação geográfica podem ser: países, Estados, bairros, CEPs e até ruas.
Todo o projeto possui cinco fases : Iniciação, Planejamento,
Execução, Controle, Encerramento. Nesse post, nos concentraremos na fase de
iniciação e planejamento, deixando as próximas fases para um segundo post onde
também estabeleremos a inter-relação entre essas fases.
Vamos descrever cada uma delas começando,
claro, pela Iniciação. Podemos resumir a definição da fase de iniciação como
sendo a fase de decisão se um projeto deve ser iniciado ou não, é a fase das
escolhas estratégicas de projetos. A fase de iniciação é importante, pois
sempre devemos partir da premissa de que as necessidades são infinitas e os
recursos são finitos o que nos leva sempre a tomar a decisão de qual projeto
devemos iniciar em detrimento de outro. Para decidir quais os projetos devem
iniciar, as empresas devem estabelecer os critérios para apoiar essa decisão.
Podemos citar como exemplo desses critérios o retorno sobre investimento que o
projeto trará, o alinhamento a estratégia da empresa, os riscos envolvidos, …
Essa é sempre uma fase dificil, pois a decisão deve ser rápida e a empresa
dispõe de pouca informação para decidir, além do mercado estar em constante
mudança.
Realizada a decisão se determinado projeto deve ser iniciado, a próxima fase é a fase de planejamento do projeto. O principal objetivo dessa fase é elaborar mais detalhadamente as informações reunidas na fase de iniciação. Vale lembrar que a decisão de iniciar o projeto nem sempre é definitiva, pois durante a fase de planejamento ao detalhar mais sobre o projeto pode se chegar a conclusão de que o projeto é inviável e que deve ser cancelado. Por exemplo, durante a fase de iniciação projetou-se que o retorno sobre o investimento seria de 3 por 1 (para cada 1 real investido haveria 3 reais de retorno) com um custo total de 1 milhão de reais, mas ao detalhar mais o projeto chegou-se a conclusão de que o projeto terá um custo de 5 milhões de reais. Nesse caso, como a premissa inicial para a tomada de decisão não vale mais (o custo projetado inicialmente era apenas 1/5 do real), o projeto retorna para o comitê de decisão para a nova decisão se ele continua assim mesmo ou não.
Continuando na fase de planejamento, nessa fase será criada a base para as decisões que serão tomadas ao longo do projeto. A primeira preocupação do gerente do projeto deve ser com o maior detalhamento do escopo do projeto, detalhando com mais precisão quais os requisitos do produto a ser criado e quais os benefícios que devem ser alcançados ao final do projeto. Após esse detalhamento do escopo, parte-se para definição das atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue, além de quais os recursos(habilidades e recursos fisicos) serão necessários, lembrando que o gerente do projeto não deve perder de vista qual a qualidade do produto esperada pelo cliente.
A descrição acima refere-se as áreas de conhecimento de escopo, tempo, custo e qualidade. Mas um planejamento de um projeto não se resume a esses 4 elementos. Temos que levar em consideração a comunicação, os riscos, as pessoas e a integração entre esses elementos.
A comunicação em um projeto é a parte mais importante para a boa gestão do projeto. 90% do tempo do gerente do projeto é gasto com comunicação. Comunicação que é necessária para manter a equipe alinhada aos objetivos do projeto, para resolução dos problemas com eficiência e para estabelecer a responsabilidade de cada um no projeto.
Os riscos são importantes para desenvolver uma atitude de proatividade na equipe do projeto. Vale aquela máxima “É melhor previnir do que remediar”. O gerente do projeto deve estar sempre atento a qualquer sinal de problema para o projeto e agir proativamente para evitar que esse risco torne-se um problema utilizando muita criatividade, liderança e de muita comunicação. As antenas devem estar ligadas o tempo todo.
Em todo esse processo, não podemos esquecer das PESSOAS, pois sem as PESSOAS não há como realizar o projeto. E aí entra as habilidades de liderança do lider do projeto em manter a equipe motivada, focada no objetivo do projeto e atuando em colaboração com todos os membros da equipe.
Todos esses elementos do planejamento devem estar integrados, ou seja, as pessoas certas para realizar as atividades certas, as atividades de monitoração dos riscos previstas no seu cronograma, as responsabilidades estabelecidas, os custo estimados com a maior precisão possível. Também não podemos desconsiderar os procedimentos que a empresa possui e que devem ser seguidos como, por exemplo, caso esse projeto seja realizado em uma empresa estatal você provavelmente terá que levar em consideração procedimentos ligados a licitação para compra de determinados recursos.
Após todo esse trabalho de integração, você terá o seu plano de projeto elaborado e chegaremos ao segundo ponto de decisão de um projeto que é a aprovação do plano. Nesse caso, é importante que seja realizada uma reunião com todos os participantes da equipe do projeto (solicitante e executante), além dos demais interessados do projeto(demais stakeholders e intervenientes) para que seja apresentado o plano e ratificado os acordos estabelecidos quanto as responsabilidades de cada um no projeto e com os prazos estabelecidos.
É sempre bom lembrar que nenhum planejamento é perfeito e que o importante é estar sempre monitorando o ambiente e fazendo os ajustes, afinal de contas, ninguém tem bola de cristal para saber tudo o que vai acontecer durante todo o projeto. Esse fase que detalhamos acima é onde há um maior esforço para o planejamento, mas não é o esforço definitivo de planejamento.
Realizada a decisão se determinado projeto deve ser iniciado, a próxima fase é a fase de planejamento do projeto. O principal objetivo dessa fase é elaborar mais detalhadamente as informações reunidas na fase de iniciação. Vale lembrar que a decisão de iniciar o projeto nem sempre é definitiva, pois durante a fase de planejamento ao detalhar mais sobre o projeto pode se chegar a conclusão de que o projeto é inviável e que deve ser cancelado. Por exemplo, durante a fase de iniciação projetou-se que o retorno sobre o investimento seria de 3 por 1 (para cada 1 real investido haveria 3 reais de retorno) com um custo total de 1 milhão de reais, mas ao detalhar mais o projeto chegou-se a conclusão de que o projeto terá um custo de 5 milhões de reais. Nesse caso, como a premissa inicial para a tomada de decisão não vale mais (o custo projetado inicialmente era apenas 1/5 do real), o projeto retorna para o comitê de decisão para a nova decisão se ele continua assim mesmo ou não.
Continuando na fase de planejamento, nessa fase será criada a base para as decisões que serão tomadas ao longo do projeto. A primeira preocupação do gerente do projeto deve ser com o maior detalhamento do escopo do projeto, detalhando com mais precisão quais os requisitos do produto a ser criado e quais os benefícios que devem ser alcançados ao final do projeto. Após esse detalhamento do escopo, parte-se para definição das atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue, além de quais os recursos(habilidades e recursos fisicos) serão necessários, lembrando que o gerente do projeto não deve perder de vista qual a qualidade do produto esperada pelo cliente.
A descrição acima refere-se as áreas de conhecimento de escopo, tempo, custo e qualidade. Mas um planejamento de um projeto não se resume a esses 4 elementos. Temos que levar em consideração a comunicação, os riscos, as pessoas e a integração entre esses elementos.
A comunicação em um projeto é a parte mais importante para a boa gestão do projeto. 90% do tempo do gerente do projeto é gasto com comunicação. Comunicação que é necessária para manter a equipe alinhada aos objetivos do projeto, para resolução dos problemas com eficiência e para estabelecer a responsabilidade de cada um no projeto.
Os riscos são importantes para desenvolver uma atitude de proatividade na equipe do projeto. Vale aquela máxima “É melhor previnir do que remediar”. O gerente do projeto deve estar sempre atento a qualquer sinal de problema para o projeto e agir proativamente para evitar que esse risco torne-se um problema utilizando muita criatividade, liderança e de muita comunicação. As antenas devem estar ligadas o tempo todo.
Em todo esse processo, não podemos esquecer das PESSOAS, pois sem as PESSOAS não há como realizar o projeto. E aí entra as habilidades de liderança do lider do projeto em manter a equipe motivada, focada no objetivo do projeto e atuando em colaboração com todos os membros da equipe.
Todos esses elementos do planejamento devem estar integrados, ou seja, as pessoas certas para realizar as atividades certas, as atividades de monitoração dos riscos previstas no seu cronograma, as responsabilidades estabelecidas, os custo estimados com a maior precisão possível. Também não podemos desconsiderar os procedimentos que a empresa possui e que devem ser seguidos como, por exemplo, caso esse projeto seja realizado em uma empresa estatal você provavelmente terá que levar em consideração procedimentos ligados a licitação para compra de determinados recursos.
Após todo esse trabalho de integração, você terá o seu plano de projeto elaborado e chegaremos ao segundo ponto de decisão de um projeto que é a aprovação do plano. Nesse caso, é importante que seja realizada uma reunião com todos os participantes da equipe do projeto (solicitante e executante), além dos demais interessados do projeto(demais stakeholders e intervenientes) para que seja apresentado o plano e ratificado os acordos estabelecidos quanto as responsabilidades de cada um no projeto e com os prazos estabelecidos.
É sempre bom lembrar que nenhum planejamento é perfeito e que o importante é estar sempre monitorando o ambiente e fazendo os ajustes, afinal de contas, ninguém tem bola de cristal para saber tudo o que vai acontecer durante todo o projeto. Esse fase que detalhamos acima é onde há um maior esforço para o planejamento, mas não é o esforço definitivo de planejamento.
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