Para se obter êxito em um projeto é necessário que algumas fases sejam
obedecidas, tais como:
Concepção: nessa fase o roteiro do projeto é criado, ou seja, o que é e qual
o objetivo principal e alguns meios para alcançá-los;
Iniciação: momento em que o projeto é aberto, apresentado e
fundamentado;
Planejamento: nessa fase o roteiro começa a ser obedecido, são estudadas e
colocadas em prática algumas técnicas ou passos para que cada objetivo seja
alcançado, respeitando os limites de prazo, custo e qualidade da empresa;
Execução do plano: aqui a equipe de trabalho é selecionada, as tarefas
delegadas e o plano planejado anteriormente entram em ação;
Monitoramento dos resultados: nessa fase a responsabilidade principal é
do gestor de projetos, que precisa constantemente estar gerenciando as
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tarefas, os indicadores e a equipe, para que os resultados positivos sejam
obtidos;
Encerramento: é a fase final do projeto, onde todas as metas devem ter
sido alcançadas e os resultados obtidos com êxito e satisfação.
O gerenciamento de projetos é realizado através de processos que utilizam
habilidades, conhecimentos e ferramentas técnicas de gerenciamento.
Para que um projeto seja bem sucedido, a equipe precisa levar em
consideração alguns fatores:
_ Seleção de processos adequados, necessários para atender os
objetivos do projeto;
_ Utilização de técnicas definidas para que os planos de ação atendam
aos requisitos exigidos pelo projeto;
_ Balanceamento de possíveis conflitos de escopo; tempo; custo;
qualidade; recursos e riscos.
É necessário que as atividades da equipe sejam divididas e organizadas para
atender a todos os processos gerenciais do projeto, sendo eles:
_ Processo de iniciação: onde o projeto é iniciado, o termo de abertura
e a descrição básica do escopo é elaborada;
_ Processo de planejamento: onde o escopo será identificado, definido
e amadurecido. Na medida em que o planejamento for desenvolvido
os riscos, conflitos, premissas e falhas deverão ser percebidos e
solucionados.
_ Processo de execução: Onde os recursos e pessoas deverão ser
coordenados e integrados e as atividades realizadas.
_ Processo de monitoramento e controle: Onde a execução do projeto
deverá ser acompanhada, para que possíveis problemas sejam
identificados e solucionados.
_ Processo de encerramento: Onde uma fase ou todo projeto será
finalizado formalmente.
É possível ter uma ideia de quais conhecimentos e habilidades são necessárias encontrar em cada
grupo e em toda equipe de trabalho:
Habilidades técnicas:
Conhecimento pleno na área de atuação.
Habilidades da administração:
O gestor precisa ter conhecimento das práticas de gestão em geral e deve
possuir habilidades interpessoais ou comportamentais, como liderança,
comunicação, negociação e solução de problemas. Consequentemente é
importante que alguns integrantes da equipe, senão todos, tenham ao menos
um pouco de conhecimento nessas áreas.
Habilidades de gerenciamento:
Muitos pensam que essa habilidade precisa ser exclusivamente do gestor.
Sim, o gestor precisa ser um bom gerente, ter conhecimentos e práticas em
gerência de projetos, saber realmente gerenciar um projeto e uma equipe.
Mas é importante que possa contar com o auxílio de algum de seus
integrantes, para gerenciar cada grupo de atividades.
Habilidades de comunicação:
Saber comunicar-se é imprescindível, tanto pela parte do gestor quanto de
sua equipe, mas saber falar não significa ser um bom profissional. Além de
se comunicar, os integrantes precisam saber ouvir e persuadir.
Habilidades organizacionais:
O gerente de projetos precisa ser campeão em planejamento e
estabelecimento de objetivos e análises. E sua equipe deverá ser especialista
em respeitar o planejamento e cumprir para com todas as atividades
estabelecidas, capazes de identificar e buscar a solução das falhas que
surgirem no decorrer do processo.
Habilidades de relacionamento:
Humildade, empatia, ética, motivação são mais do que habilidades exigidas
da equipe de gestão de projetos. São características fundamentais para o
bom desempenho do projeto. O gerente deverá estar a todo tempo
cooperando e interagindo com a equipe, para que se respeitem e consigam
manter a harmonia do grupo, trabalhando sempre unidos em busca dos
objetivos.
Habilidades de liderança:
Muito exigida do gerente de projetos, a liderança torna o processo
agradável, sem que o rumo se perca e tempo e dinheiro sejam
desperdiçados. Se possível, um ou mais dos integrantes da equipe, podem
destacar-se, caso tenham essa habilidade, para auxiliar o gestor nesse
processo.
Habilidades internas:
Também é uma característica que todos os envolvidos no projeto devem
apresentar principalmente aqueles que ficaram responsáveis pelo
acompanhamento do processo. São elas: flexibilidade, criatividade,
paciência e persistência.
Como transmitir informações
Existem alguns métodos/tipos eficazes de comunicação que aproximam a
equipe e tornam o andamento do projeto mais objetivo e eficiente. Vejamos quais são,
através do quadro abaixo:
Mensagem Certeira:
A mensagem é endereçada apenas às pessoas certas.
Mensagem Direta:
Falar diretamente com o interessado, sem usar intermediário.
Mensagem Objetiva:
Explicar e detalhar o resultado esperado.
Mensagem Clara:
Saber o que esta dizendo e transmitir a mensagem.
Mensagem Precisa:
Não utilizar duplo sentido na mensagem transmitida.
Mensagem Completa:
Falar tudo que necessário mesmo o que parece ser óbvio, pois para a outra parte poderá
não ser.
Mensagem Redundante:
Repetir a mensagem de diferentes formas e quantas vezes forem necessárias;
Mensagem Controlada:
Solicitar que o outro demonstre que compreendeu a mensagem;
Mensagem Ágil:
Transmitir a mensagem que precisa ser transmitida, sem rodeios;
RECURSOS HUMANOS NO PROJETO
Área que garante que os recursos humanos do projeto estão sendo utilizados
com o maior nível de aproveitamento possível.
Pode ser dividida em três processos:
_ Planejamento: identifica e documenta a hierarquia dos envolvidos
no projeto, bem como suas responsabilidades. (plano de
gerenciamento de equipe)
_ Montagem da equipe: objetiva disponibilizar os recursos humanos
necessários para a execução das atividades do projeto.
_ Desenvolvimento: visa utilizar e criar técnicas de aproveitamento de
pessoal, aumentando a capacidade das partes envolvidas e as
contribuições individuais de cada um.
_ Gerenciar: acompanha o desempenho da equipe, fornecendo
feedback, resolvendo problemas e coordenando mudanças.
