Passos simples de
seguir ajudam a manter a rotina em ordem
Muita gente tem dificuldade em organizar as coisas. São pessoas
que vivem cercadas de pilhas de papel, e sempre têm alguma coisa inacabada para
fazer. Normalmente perdem prazos e compromissos profissionais e, com
frequência, se atrapalham também na gestão de suas finanças.
Se você se identifica com a descrição acima, tenha calma.
Nem tudo está perdido. A primeira lição é saber que organização é uma
habilidade que pode ser desenvolvida por qualquer um. Assim como exercícios
físicos desenvolvem os músculos, existem certos exercícios que desenvolvem sua
capacidade de se organizar.
ESTABELEÇA METAS
O
primeiro passo para se organizar – e talvez o mais difícil – é traçar metas
para sua vida profissional. Você precisa se investigar internamente e definir o
que espera conseguir a longo prazo, e ter estas metas bem claras. Se possível,
por escrito.
Uma boa
dica é não cair na armadilha de traçar apenas metas materiais. Todo mundo quer
um aumento para comprar um carro novo, mas este não é um objetivo para toda a
vida. Objetivos para a vida devem envolver valores que podem ser mudanças de
atitudes que te levarão a uma promoção, por exemplo. Lembre-se também de
repensar estas metas de tempos em tempos. Nossos valores e objetivos mudam e
você deve rever se aquelas metas ainda continuam válidas.
O tempo
é algo muito poderoso. Escorre pelos dedos e, se não o controlamos, ele vai
embora e não volta mais. Tenho certeza de que conhece alguém que faz milhares
de coisas que você pensa não ter tempo para fazer.
Todos
nós temos as mesmas 24 horas por dia à disposição. A diferença é a forma como
as utilizamos. Para algumas pessoas, fazer esta organização da administração do
tempo é fácil e automático, mas se você não é membro deste grupo, então uma
agenda pode ajudar.
Tendo
como pano de fundo suas metas de vida, analise os compromissos que surgirem
para você, dividindo-os em “importantes”, “desejáveis” e “supérfluos”. Use esta
classificação para incluir ou não tarefas em sua agenda.
Dica: anote na agenda tudo o que você se comprometeu a fazer. O
segredo é pensar muito bem antes de incluir uma nova tarefa, mas depois de
feito, concentre-se em cumprir seu planejamento.
Não
tenha medo de dispensar compromissos profissionais que não pode ou não quer
assumir. Seja transparente e recuse com educação. Com o tempo as pessoas vão
reconhecer isto como uma qualidade sua.
E, por
último, lembre-se também de deixar algum tempo livre para o seu lazer.
GUARDE SOMENTE O
ESSENCIAL
Nós
passamos a vida juntando um monte de documento e informações que, em um momento
nos pareceram interessantes guardar. No entanto, depois de alguns meses – ou
anos – armazenar esse material acaba ficando desnecessário.
É claro
que certas coisas não podemos jogar fora, e você deve ser responsável e
cuidadoso com estas. Mas é preciso cuidado. Guarde apenas aquilo que for
realmente necessário – pense muito bem nesta definição. E procure soluções
práticas para organizar este arquivo. Caixas e pastas são boas opções para
manter seus documentos organizados e de fácil recuperação.
O segredo
aqui é ter um método para o arquivamento. Você pode escolher guardar todas as
coisas de um determinado mês em um mesmo lugar, ou pode preferir guardar coisas
em comum juntas, como por exemplo, todas as faturas de cartão de crédito em uma
única pasta, todas as contas em outra, etc. Defina qual o método com o qual
você mais se adapta e monte seu arquivo. Se organizar papéis é uma tarefa chata
para você, experimente fazer isto simultaneamente com algo que gosta, como por
exemplo, ouvindo música.
Dica: de tempos em tempos reveja seu arquivo. Reorganize-o e
analise o que já não precisa mais ser mantido.
ADMINISTRE BEM AS
FINANÇAS
Cultive
o hábito de sempre saber com o que você está gastando seu dinheiro. Monte uma
tabela e anote tudo o que gasta – despesas pequenas ou grandes. Some todos os
meses e acompanhe como você tem lidado com seu dinheiro. Tenha também uma
tabela para controlar sua conta bancária e seu cartão de crédito.
A
primeira dica aqui é: você não deve gastar mais do que ganha, e não deve usar
recursos como o limite do cheque especial ou o parcelamento da fatura do cartão
de crédito para gastar mais.
A
segunda dica é que você se lembre das metas que definiu para sua vida e crie
uma poupança para ajudar a conquistá-las.
TOME A INICIATIVA
Em qualquer
área de sua vida, exercite a proatividade. Não espere que as coisas aconteçam
ao seu redor para depois reagir. Engaje-se nos projetos de sua família, de seus
amigos ou de sua empresa. Se isso não estiver em sintonia com suas metas
pessoais, então é a hora de começar a pensar em fazer novas amizades ou até
mudar de emprego ou profissão.
Não se
preocupe em estar certo o tempo todo. Isto dá muito trabalho. Preocupe-se antes
em aprender com seus erros e em fazer parte da solução – e não do problema.
SOBRE O AUTOR
Vicente
Sevilha Jr é bacharel em ciências contábeis e autor do livro “Assim Nasce Uma
Empresa”, voltado para empreendedores que desejam abrir um negócio próprio.
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