03/01/12

O que é o Ciclo PDCA


Ciclo PDCAO que é o Ciclo PDCA
ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma seqüência de ações que podem ser utilizadas para controlar algum processo. É uma ferramenta administrativa que auxilia na organização de um projeto ou processo. Seu nome deve-se a abreviatura de verbos em inglês:
  • Plan (Planejar): consiste em estabelecer metas e objetivos, bem como os métodos que serão utilizados para que sejam realizados;
  • Do (Executar, fazer): é a etapa de implementação de acordo com o que foi estabelecido anteriormente no planejamento;
  • Check (Verificar, checar): analisar os dados e medir se os objetivos e metas foram alcançados da forma como desejado;
  • Act (Agir): definir quais as mudanças necessárias para garantir a melhoria contínua do projeto.
Importância do Ciclo PDCA
É fácil explicar a importância do ciclo PDCA depois de dizer para que ele serve, ou seja, se o objetivo desta ferramenta é garantir que todos os resultados possam ser controlados de forma que a eficiência de cada um possa ser ainda melhor, qual a empresa que não quer adotar esta prática e melhorar todos os processos?
Devido a esta grande utilidade e ao fato de ajudar a evitar erros, o PDCA é considerado uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada em uma micro, pequena, média ou grande empresa. Isso porque ele é um método rápido e eficaz na resolução de problemas.
Etapas do Ciclo PDCA
1. Planejar (PLAN)
Nesta etapa são realizadas diversas atividades como levantamento de dados, elaboração de processos, controles, analises de causas e efeitos, etc.
De uma forma geral, o planejamento do ciclo PDCA pode ser feito através das seguintes análises:
  • Qual é o problema/processo a ser trabalhado?
Esta pergunta inicial do ciclo PDCA nada mais é do que o objetivo do trabalho, ou seja, onde você deseja chegar com o seu projeto ou na solução de um problema. Tente ser o mais claro possível para facilitar os resultados.
  • Como chegar a este objetivo ou solucionar este problema?
Quais são as opções disponíveis e acessíveis a sua empresa para que você alcance o seu objetivo ou resolva algum problema?
É importante lembrar que se deve ao menos considerar todas as opções antes de descartá-las.
  • Quais os melhores métodos para alcançar o objetivo ou resolver o problema?
Depois que você já listou as opções para a solução de problemas, é o momento no PDCAde ver quais aquelas que melhores se adaptam a sua empresa.
Tome cuidado para não observar muito as estratégias dos concorrentes e querer copiá-los de qualquer forma, pois nem sempre os métodos dos concorrentes funcionarão com o seu negócio. Isso acontece porque cada um possui objetivos diferentes.
No momento de decidir quais os melhores métodos para atingir os resultados, é interessante analisar se suas metas são para manter ou para melhorar alguma coisa, pois cada uma deve ter um procedimento diferente.
2. Fazer/Executar (DO)
Depois que já decidiu aonde quer chegar e planejou o que será necessário para alcançar seus resultados, é o momento de “colocar a mão na massa” e fazer o que for necessário para chegar à sua meta, seja ela para manter uma situação ou solucionar um problema.
Um ponto muito importante nesta etapa do ciclo PDCA é o envolvimento das pessoas na execução das tarefas, pois se não há comprometimento, não há sucesso nos resultados.
Uma das maneiras de conseguir este comprometimento é investir no treinamento do pessoal e na conscientização da equipe sobre o objetivo da empresa em chegar aos resultados esperados.
Após ter uma boa equipe para a realização das tarefas, elas devem ser feitas da melhor maneira possível até que os dados possam ser coletados para a verificação do processo.
3. Checar/Verificar (CHECK)
Após a realização de todas as atividades de acordo com os objetivos da empresa, é o momento de verificar se os resultados alcançados conferem com os esperados. A partir disso será possível formular novas perguntas ou encontrar outras respostas.
O registro de todos estes dados do ciclo PDCA é essencial para que os mesmos possam ser avaliados futuramente.
Para fazer esta verificação é necessário observar atentamente as áreas envolvidas (quando tratar-se de índices de qualidade ou produtividade) ou efetuar cálculos.
4. Agir (ACT)
Depois de checar o que foi feito e avaliar os resultados será necessário criar um plano de ação para pôr em prática todas as medidas necessárias para alcançar o que ainda não teve sucesso ou criar novas mudanças.
De um modo geral, as etapas desta fase do ciclo PDCA podem ser divididas em:
  • Tomar ações corretivas, caso o projeto tenha sido desviado dos objetivos.
  • Analisar os resultados individualmente e, caso estejam fora dos padrões da empresa, analisar suas possíveis causas, bem como as ações que podem ser feitas para corrigi-lo.
  • Promover melhorias em sistemas e métodos de trabalho, se necessário.
Cuidados na implementação do Ciclo PDCA
Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no todo.
Algumas dicas importantes do que NÃO deve ser feito para evitar atrasos e prejuízos nociclo PDCA são:
  • Não fazer planejamento;
  • Não definir os métodos que serão utilizados para obtenção de metas;
  • Não preparar a equipe para obter resultados;
  • Não verificar se tudo foi feito corretamente (checar);
  • Não tomar as devidas precauções e efetuar medidas corretivas, se necessário;
  • Não tornar o PDCA um ciclo contínuo.
Levando em conta todas as etapas do ciclo PDCA e tomando os devidos cuidados para sua implementação é possível obter ótimos resultados em sua empresa.

O que não fazer – O ciclo PDCA

O que não fazer – O ciclo PDCA, assim como todas as outras ferramentas de venda, deve ser bem utilizado para trazer o retorno esperado e, depois de vários anos atuando em empresas que utilizam essa ferramenta, os especialistas na área já sabem dizer quais os erros mais comuns e como eles podem ser evitados.

Para Edelvino, um grave erro está na definição dos objetivos. Segundo ele, muitas empresas traçam objetivos nada claros para os seus vendedores, e esse erro atrapalha todo o restante do ciclo. “Quando iniciar o trabalho com o ciclo PDCA, é preciso ter claro qual é o verdadeiro objetivo a ser atingido, pois só assim o processo poderá ser bem-sucedido”, declara. Para ele, uma boa maneira de evitar que esse erro aconteça é simplificar o trabalho. “É preciso que o processo seja o mais simples possível, retrate as práticas atuais (do vendedor e/ou da empresa), seja fácil de ser revisto, atenda às necessidades do trabalho, conte com a participação das pessoas que executam a tarefa e, finalmente, mantenha o foco no cliente, uma vez que esse deve ser sempre o objetivo das empresas e dos profissionais de venda”, completa.

Outro erro cometido pelas empresas e vendedores que utilizam o ciclo PDCA e lembrado por Claudio está na escolha dos indicadores para o monitoramento das evoluções trazidas por meio de sua utilização. Segundo ele, muitas vezes as pessoas deixam de pensar qual é o melhor método e medem os resultados através de qualquer um.

Benefícios – Quando bem aplicado, o ciclo PDCA pode trazer resultados muito positivos para as empresas e para os vendedores. O desenvolvimento pessoal é um dos benefícios trazidos por essa ferramenta, já que o vendedor passa a pensar mais nas atitudes que toma e acaba aprendendo com os erros cometidos – o que faz com que ele pense antes de cometê-los novamente. Além disso, “o PDCA permite que se padronizem procedimentos e, com isso, garante uma uniformidade no trabalho, permite que se registre o conhecimento sobre os processos, melhora o nível técnico do profissional e ainda evita o desperdício de tempo”, afirma Edelvino.

Agora que você já conhece essa ferramenta, que tal colocá-la em prática? Para isso, relembre tudo o que precisa ser feito:

1 – Defina suas metas – E aí, quanto você quer vender em um mês? Um semestre? Um ano? Quais são os seus objetivos?

2 – Defina como você fará para alcançar as suas metas – Quantos clientes você vai ter de visitar por dia para que no fim sua meta seja batida? Quais serão as atitudes que você vai tomar para vender para todos esses clientes?

3 – Treine – O desenvolvimento pessoal não precisa partir do líder da equipe, você mesmo pode ler sobre vendas e se aprimorar a cada dia. Pegue livros, revistas, leia textos na internet que falem sobre vendas e se desenvolva!

4 – Venda! – Execute a arte de vender, coloque o seu planejamento em ação! Vá até os seus clientes e apresente os benefícios do seu produto, em como você pode ajudá-lo.

5 – Verifique os resultados obtidos até aqui – Será que como as coisas andam você vai conseguir atingir a sua meta no fim de tudo? Será que seu planejamento foi correto? Será que existe alguma coisa que poderia ter sido feita melhor?

6 – Atue corretivamente – Conserte os erros que percebeu ter feito e aprenda com eles, pensando em não cometê-los novamente nas próximas vendas que fizer!

01/01/12

5W 2H de novo

O 5W 2H é uma ferramenta simples, porém ideal para auxiliar a análise e na busca de conhecimentos sobre determinado processo de mudança a ser desenvolvido. A técnica consiste em realizar, sistematicamente, sete perguntas sobre o assunto em estudo: What, Who,When, Why,Where, How,How much, respectivamente: o que, quem, quando, por que, onde, como e quanto custa.

A ordem das perguntas pode mudar de acordo com o tipo de análise que está sendo feita, e é possível acrescentar novos campos para melhorar a compreensão. Veja, a seguir, um modelo de folha de planejamento para que você possa investigar o processo, montar um plano de ação e padronizar procedimentos:
 
PLANEJAMENTO DE MUDANÇAS DIÁRIO
O quêQuandoOndeQuem faráComoQuanto custará
 InícioFim   
 
       
       
       
       
       
       
       


Mudança significa, nos dias de hoje, inovação e sobrevivência. O seu objetivo é melhorar a eficácia dos resultados, aumentar ou manter os lucros, atualizar a organização em todos os aspectos (estrutura, pessoas e técnicas) e crescer ou manter a posição do mercado. Segundo Ernesto Artur Berg, autor do livro Manual do Chefe em Apuros, editora M. Books, toda mudança é composta de etapas e processos que, se não forem seguidos, podem colocar seriamente em risco todo o empreendimento. E com essa ferramenta fica muito mais simples um líder de vendas definir o que será mudado, quando acontecerá (data de início e fim), onde ocorrerá (em que serviço, departamento ou setor), quem executará e quem será afetado com isso, entre outras coisas e fazer o acompanhamento para que tudo ocorra da maneira certa.

Então, caro gerente de vendas, sempre que quiser fazer mudanças, lembre-se de que planejá-las é parte vital do processo. Tenha certeza de ser bem específico ao preencher sua tabela. Por exemplo: no caso de prospecção, não é “prospectar”. É “procurar lista de nomes e endereços de possíveis clientes” – quando? onde? quem fará? como? quanto custará? – depois, “entrar em contato com clientes para marcar visita/convidar para a loja ou agência” – e os 5W 2H de novo. Depois, fazer primeiro contato com cliente, focando na linha de serviços/produtos tal...” Dessa maneira, seus vendedores sempre saberão o que devem fazer e poderão planejar seu dia muito melhor.
FERRAMENTA 5W – 2H
O que é e como Usar?
Para auxiliá-lo no planejamento das ações que for desenvolver, você
poderá utilizar um quadro chamado 5W 2H.
Esse quadro é uma ferramenta utilizada para planejar a implementação
de uma solução, sendo elaborado em resposta as questões a seguir:
• O QUE: ( WHAT) Qual ação vai ser desenvolvida?
• QUANDO: ( WHEN) Quando a ação será realizada?
• POR QUE: (WHY) Por que foi definida esta solução (resultado
esperado)?
• ONDE: (WHERE) Onde a ação será desenvolvida
(abrangência)?
• COMO: ( HOW) Como a ação vai ser implementada (passos da
ação)?
• QUEM: (WHO) Quem será o responsável pela sua implantação?
• QUANTO: (HOW MUCH) Quanto será gasto?
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